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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

El presente documento dispone las Políticas para el tratamiento de los datos personales de la empresa de MTS ADMINISTRACIÓN TOTAL S.A.S, con Nit. 830.142.201-4 , compañía del sector privado encargada de la prestación de los servicios de aseo, mantenimiento, administración de plantas físicas y facilities, mantenimiento y las demás contempladas en el certificado de existencia y representación de la compañía, quien para efectos de la presente política se llamará MTS; en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, se describen los mecanismos por medio de los cuales MTS garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

 

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS


El responsable del tratamiento de los datos personales es MTS ADMINISTRACIÓN TOTAL S.A.S, con domicilio en Ciudad de Bogotá D.C. ubicada en la Carrera 19 No 82-85 Edificio Country Office en la Oficina 504, Tel. 742 8524. El área encargada directamente del tratamiento de datos es el Área de IT, el e-mail dispuesto para ese fin es: tratamientodedatos@mts.com.co.

 

CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS


En las bases de datos de MTS se almacena información general como nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, MTS puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos).

 

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS


 La información que reposa en las bases de datos de MTS es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, almacenamiento, uso, sistematización y organización. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información.
Los datos recolectados y las autorizaciones serán almacenados en las bases de datos de MTS y permanecerán bajo su custodia en condiciones de idoneidad, confidencialidad y seguridad generalmente admitidas. Sólo el personal autorizado podrá acceder a estas bases de datos. Se observarán los protocolos de acceso y seguridad que se consideran estándar en estas actividades para evitar la vulneración o manipulación de la información recopilada.

No obstante lo anterior, MTS podrá operar las bases de datos mediante un encargado del tratamiento de datos, en cuyo caso, hará saber a los titulares de la información que estas políticas se extenderán y, por ello, serán aplicables a tal encargado, de forma que el titular pueda ejercer los derechos que le confiere la ley.

 

USO (FINALIDAD) DE LA INFORMACIÓN PERSONAL RECOPILADA


La información recolectada por MTS tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto como sociedad comercial. Además, MTS guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, societaria, y laboral.

La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.

 

DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN


De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a MTS o a los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a MTS, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
Ser informado por MTS o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá́ cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que MTS o el Encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
 

PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS.


Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de la ENTIDAD, o sus causahabientes, podrán consultar los datos que suministrará la información en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento en las instalación o al correo mencionado en la presente política

Las consultas serán atendidas en un termino de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá́ su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término

Se podrá elevar peticiones o reclamaciones sobre aclaración, corrección, modificación, rectificación o supresión de datos; revocación o condicionamiento de autorizaciones para el tratamiento, acompañando los documentos o pruebas que pretenda hacer valer,

Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:

Identificación del Titular
Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
Dirección del titular
Documentación que se quiera presentar como prueba


Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá́ al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES


Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de MTS estarán vigentes a partir del día 1 de agosto de 2017. MTS se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.
Las bases de datos administradas por MTS se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contrarié una obligación legal de MTS o una obligación contenida en un contrato entre la MTS y Titular.